PENDAHULUAN

Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer.  Informasi dapat dikelola seperti sumber daya yang lain, dan perhatian pada topik ini bersumber dari dua pengaruh.  Pertama, bisnis telah menjadi semakin kompleks.  Kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.

Awalnya, aplikasi utama adalah pengelola data akutansi.  Aplikasi tersebut lalu diikuti oleh empat aplikasi lain: sistem informasi manajemen (management information systems), sistem pendukukung keputusan (decision support systems), otomatisasi kantor (office automation), dan sistem pakar (expert systems). Kelima aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer (computer-based information systems), atau CBIS.

MANAJEMEN INFORMASI

Jenis-Jenis Utama Sumber Daya

 Manajer mengelola lima jenis utama sumber daya :

  • Manusia
  • Material
  • Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
  • Uang
  • Informasi

Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan

Dengan cara yang paling efektif.

Manajemen Sumber Daya

Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan.

Sangat sering proses penyusunan membutuhkan pengubahan suatu bahan mentah menjadi suatu bentuk yang lebih halus, seperti pelatihan pegawai atau konstruksi suatu bagian mesin yang khusus.  Manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaannya.  Manajer ini akhirnya mengganti sumber daya pada saat kritis sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak efisien atau usang.

Bagaimana Informasi Dikelola

             Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul kemudian diproses menjadi informasi yang berguna, kemudian memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan.  Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggatikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat.  Seluruh aktivitas ini memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut Manajemen Informasi.

PERHATIAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

Berikut ini point-point yang mempengaruhi para manajer memberikan perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi pada tahun-tahun terakhir ini karena dua alas an utama.  Pertama, kegiatan bisnis telah menjadi semakin kompleks.  Kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.

  • Kompleksitas Kegiatan Bisnis yang Meningkat
  • Pengaruh Ekonomi Internasional
  • Persaingan Dunia
  • Kompleksitas Teknologi yang Meningkat
  • Batas Waktu yang Singkat
  • Kendala-Kendala Sosial
  • Kemampuan Komputer yang Semakin Baik

 

SIAPAKAH PARA PEMAKAI ?

Awalnya, pemakai output komputer adalah pegawai administrasi di bagian akutansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan penagihan.  Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai produk sampingan dari aplikasi akutansi

Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai suatu sistem informasi manajemen (SIM), merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari kebutuhan para manajer akan informasi untuk pemecahan masalah.  Saat perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajemen.

Para pemakai komputer ini meliputi:

  • Manajer
  • Non-manajer
  • Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan

Di Mana Terdapat Para Manajer

             Para manajer ada di berbagai tingkat dan dalam berbagai area fungsional di dalam perusahaan.

Tingkat-Tingkat Manajemen  Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis (strategic planning level).  Istilah ini menunjukan pengaruh yang ditimbulkan keputusan-keputusan tersebut pada seluruh organisasi pada tahun-tahun yang akan datang.  Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi.  Tingkat mereka dinamakan tingkat pengendalian manajemen (management control level), yang bermakna tanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan.  Manajer tingkat bawah mancakup kepala departemen, penyelia (supervisor), dan pemimpin proyek, yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer di tingkat yang lebih tinggi.  Tingkatan terendah ini disebut tingkat pengendalian operasional (operational control level), yaitu tempat berlangsungnya operasi perusahaan.

Istilah eksekutif sering digunakan untuk menggambarkan seorang manajer pada tingkat perencanaan strategis.  Di beberapa perusahaan, direktur dan sejumlah wakil direktur membentuk suatu komite eksekutif yang menangani masalah-masalah besar yang dihadapi perusahaan.

Area fungsional Disamping berbagai tingkat organisasi tersebut, manajer terdapat dalam berbagai area fungsional perusahaan, dimana sumber-sumber daya dipisahkan menurut pekerjaan yang dilakukan.  Tiga area fungsional yang tradisional adalah pemasaran, manufaktur dan keuangan.  Belakangan ini, dua area tambahan menjadi semakin penting, yaitu sumber daya manusia dan jasa informasi.

Fungsi-Fungsi Manajemen Pertama, manajer merencanakan (plan) apa yang akan mereka lakukan.  Kemudian, mereka mengorganisasikan (organize) untuk mencapai rencana tersebut.  Selanjutnya, mereka menyusun staf (staff) organisasi mereka dengan sumber daya untuk melaksanakan rencana.  Akhirnya mereka mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

Keahlian Manajemen

Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar :

  • Keahlian Komunikasi
  • Keahlian Pemecahan Masalah

Pengetahuan Manajemen

            Mengerti Komputer Pengetahuan ini mencangkup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer kemampuan menggunakan komputer (walau tidak perlu menjadi seorang programer), dan sebagainya.

Mengerti Informasi Meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.

MANAJER DAN SISTEM

 Apa Itu Sistem ?

            Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.  Suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu area fungsional cocok dengan definisi ini.  Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya seperti telah kita bahas sebelumnya, dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen.

Macam-Macam Sistem

  • Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
  • Subsistem
  • Supersistem
  • Sistem Bisnis
  • Sistem Fisik dan Sistem Konseptual

Pentingnya Suatu Pandang Sistem

Suatu pandang sistem (systems view) melihat operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas.  Ini adalah suatu cara pandang yang abstrak, tetapi bernilai potensial bagi manajer.  Pandangan sistem ini:

  1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.
  2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik.
  3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi.
  4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
  5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup

EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Berikut adalah tahapan usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis.  Kemudian penekanan pada informasi dan pendukung keputusan.  Sekarang, komunikasi dan konsultasi mendapat perhatian yang paling besar.

  • Fokus Awal pada Data
  • Fokus Baru pada Informasi
  • Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan
  • Fokus Sekarang pada Komunikasi
  • Fokus Potensial pada Konsultasi

 

SUATU MODEL SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dan informasi digunakan dalam membuat keputusan.  Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi.  Porsi komputer dalam mengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis komputer SIA, SIM, DSS, OA, dan ES.  Kita menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer (computer based information system), atau CBIS, untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer.

ORGANISASI JASA INFORMASI

Analis sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang ada.  Alisis sistem adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.

Pengelola database bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai.  Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengembalian kembali.  Setelah database diciptakan, pengelola database mengelola sumber daya penting ini.

Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang terbesar.  Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.

Progammer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.

Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe dankomputer mini.  Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran-ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan tape dan disk storage serta melakukan tugas-tugas lainnya.

MENJUSIFIKASI “CBIS”

Walaupun komputer tidak memotong biaya administrasi seperti yang direncanakan, keberhasilan yang lebih berarti tercapai dalam pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik mencapai peningkatan evisiensi atau pengurangan investasi.

Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan-perusahaan sangat berhati-hati dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem seperti itu.

MENCAPAI “CBIS”

Dalam beberapa hal, tiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme hidup labir, bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati.  Proses evolusioner ini disebut siklus kehidupan sistem (sistem life cycle –SLC), dan terdiri dari tahap-tahap sebagai berikut:

  • Perencanaan
  • Analisis
  • Rancangan
  • Penerapan
  • Penggunaan

MENGELOLA “CBIS”

Seiring berkembangnya CBIS, menejer merencanakan siklus kehidupan dan mengatur pada spesialis informasi yang terlibat.  Setelah penerapan, menejer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan.

Saat menejer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak bekerjasama untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi alternatif pemecahan, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, menciptakan database, dan menjaga kemukhtahiran sistem.

KONSEP-KONSEP PENTING

  • Sumber daya fisik dan konseptual
  • Informasi sebagai sumber daya yang perlu dikelola
  • Bagaimana manajer dapat dipisahkan berdasarkan tingkat-tingkat organisasional dan area-area fungsional
  • Bagaimana pekerjaan menejemen dapat dikelompokan menurut fungsi dan perannya
  • Orientasi sistem
  • Sistem sebagai gabungan elemen-elemen yang semuanya bekerja menuju suatu tujuan yang menyeluruh
  • Bagaimana suatu sistem dapat mengendalikan operasinya sendiri
  • Bagaimana suatu sistem dihubungkan dengan lingkungan melalui arus sumber daya
  • Tingkat-tingkat sistem
  • Bagaimana suatu sistem konseptual dapat menggambarkan suatu sistem fisik
  • Sistem informasi berbasis komputer sebagai gabungan lima subsistem, yang masing-masing mamiliki karakteristik yang unik
  • Siklus kehidupan sistem

Dikutip dari buku karya Raymond McLeod, Jr “Sistem Informasi Manajemen”